這些情形下，發(fā)票備注欄需填寫！少填一項可能作廢

來源：東奧會計在線責編：劉凱莉2025-09-11 10:40:59

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在發(fā)票管理中，備注欄常常被忽視，不少人認為 “只要發(fā)票金額、稅率正確就行”。但實際上，根據(jù)稅收政策規(guī)定，特定業(yè)務場景下的發(fā)票備注欄必須按要求填寫，否則可能導致發(fā)票 “不合規(guī)”，進而影響報銷入賬、增值稅抵扣甚至企業(yè)所得稅稅前扣除。本文梳理了 10 類必須填寫備注欄的業(yè)務情形，附政策依據(jù)和填寫示例，幫你精準規(guī)避風險。

一、運輸服務：備注欄需注明 “起運地、到達地、車種車號、運輸貨物信息”

政策依據(jù)

《國家稅務總局關(guān)于停止使用貨物運輸業(yè)增值稅專用發(fā)票有關(guān)問題的公告》(國家稅務總局公告 2015 年第 99 號)規(guī)定：增值稅一般納稅人提供貨物運輸服務，使用增值稅專用發(fā)票和增值稅普通發(fā)票，開具發(fā)票時應將起運地、到達地、車種車號以及運輸貨物信息等內(nèi)容填寫在發(fā)票備注欄中，如內(nèi)容較多可另附清單。

填寫示例

正確備注：起運地：北京朝陽區(qū);到達地：上海浦東新區(qū);車種車號：京 A12345(重型半掛牽引車);運輸貨物：電子設(shè)備一批

常見錯誤：僅寫 “貨物運輸”“北京至上?！保醋⒚鬈嚪N車號或貨物信息。

風險提示

運輸服務發(fā)票備注不完整，購買方取得后無法作為有效抵扣憑證，也可能被稅務機關(guān)認定為 “不合規(guī)發(fā)票”，影響企業(yè)所得稅稅前扣除。

二、建筑服務：備注欄必須注明 “建筑服務發(fā)生地縣(市、區(qū))名稱及項目名稱”

政策依據(jù)

《國家稅務總局關(guān)于全面推開營業(yè)稅改征增值稅試點有關(guān)稅收征收管理事項的公告》(國家稅務總局公告 2016 年第 23 號)規(guī)定：提供建筑服務，納稅人自行開具或者稅務機關(guān)代開增值稅發(fā)票時，應在發(fā)票的備注欄注明建筑服務發(fā)生地縣(市、區(qū))名稱及項目名稱。

填寫示例

正確備注：建筑服務發(fā)生地：廣東省深圳市南山區(qū);項目名稱：XX 商業(yè)中心辦公樓建設(shè)項目

常見錯誤：漏填 “縣(市、區(qū))”(如僅寫 “深圳市”)、項目名稱與合同不一致(如 “XX 項目” 簡寫為 “XX 工地”)。

特殊說明

無論是總包、分包還是勞務派遣服務(針對建筑項目)，只要屬于建筑服務范疇，發(fā)票備注欄均需按此要求填寫。稅務機關(guān)代開的建筑服務發(fā)票，備注欄未注明相關(guān)信息的，企業(yè)需退回重開。

三、不動產(chǎn)銷售 / 租賃：備注欄需注明 “不動產(chǎn)的詳細地址”

政策依據(jù)

國家稅務總局公告 2016 年第 23 號明確：

銷售不動產(chǎn)，發(fā)票備注欄應注明不動產(chǎn)的詳細地址;

出租不動產(chǎn)，發(fā)票備注欄應注明不動產(chǎn)的詳細地址。

填寫示例

銷售不動產(chǎn)正確備注：不動產(chǎn)詳細地址：江蘇省南京市玄武區(qū)中山路 100 號 XX 小區(qū) 3 棟 201 室

出租不動產(chǎn)正確備注：不動產(chǎn)詳細地址：浙江省杭州市西湖區(qū)龍井路 5 號 XX 寫字樓 15 層 1502 室

常見錯誤：僅寫 “XX 小區(qū)”“XX 寫字樓”，未注明具體門牌號;地址與不動產(chǎn)登記證不一致。

風險提示

不動產(chǎn)相關(guān)發(fā)票備注地址不詳細，可能導致購買方(承租方)無法抵扣增值稅，同時影響不動產(chǎn)進項稅額分期抵扣(如有)的合規(guī)性。

四、差額征稅：備注欄自動顯示 “差額征稅” 字樣

政策依據(jù)

《國家稅務總局關(guān)于全面推開營業(yè)稅改征增值稅試點有關(guān)稅收征收管理事項的公告》(國家稅務總局公告 2016 年第 23 號)規(guī)定：按照現(xiàn)行政策規(guī)定適用差額征稅辦法繳納增值稅，且不得全額開具增值稅發(fā)票的(如勞務派遣、人力資源外包、旅游服務等)，納稅人自行開具或者稅務機關(guān)代開增值稅發(fā)票時，通過新系統(tǒng)中差額征稅開票功能，錄入含稅銷售額(或含稅評估額)和扣除額，系統(tǒng)自動計算稅額和不含稅金額，備注欄自動打印 **“差額征稅”** 字樣。

填寫示例

勞務派遣服務發(fā)票：系統(tǒng)自動備注 **“差額征稅”**，無需手動填寫其他內(nèi)容(扣除項目信息可附清單)。

常見錯誤：未使用差額征稅開票功能，手動在備注欄填寫 “差額征稅”，導致發(fā)票信息與系統(tǒng)數(shù)據(jù)不符。

特殊說明

差額征稅發(fā)票備注欄的 “差額征稅” 字樣由系統(tǒng)自動生成，手動填寫無效;若可全額開具發(fā)票(如金融商品轉(zhuǎn)讓)，則無需備注。

五、貨物運輸業(yè)小規(guī)模納稅人代開專票：備注欄需注明 “代開” 及相關(guān)信息

政策依據(jù)

《國家稅務總局關(guān)于貨物運輸業(yè)小規(guī)模納稅人申請代開增值稅專用發(fā)票管理辦法》(國家稅務總局公告 2017 年第 55 號)規(guī)定：貨物運輸業(yè)小規(guī)模納稅人在境內(nèi)提供貨物運輸服務，需要開具增值稅專用發(fā)票的，可向稅務機關(guān)申請代開，代開時應在備注欄注明 **“代開”** 字樣以及承運人名稱、納稅人識別號、起運地、到達地、車種車號、運輸貨物信息等內(nèi)容，內(nèi)容較多可另附清單。

填寫示例

正確備注：代開;承運人：XX 運輸有限公司(91110105XXXXXXXXX);起運地：天津港;到達地：廣州港;車種車號：津 B67890;運輸貨物：鋼材

區(qū)別于一般納稅人：除 “代開” 字樣外，其他信息要求與一般納稅人貨物運輸服務一致。

六、保險機構(gòu)代收車船稅：備注欄需注明車船稅相關(guān)信息

政策依據(jù)

《國家稅務總局關(guān)于保險機構(gòu)代收車船稅開具增值稅發(fā)票問題的公告》(國家稅務總局公告 2016 年第 51 號)規(guī)定：保險機構(gòu)作為車船稅扣繳義務人，在代收車船稅并開具增值稅發(fā)票時，應在增值稅發(fā)票備注欄中注明代收車船稅稅款信息，具體包括：保險單號、稅款所屬期(詳細至月)、代收車船稅金額、滯納金金額、金額合計等。

填寫示例

正確備注：保險單號：PDAA20251101XXXX;稅款所屬期：2025-01 至 2025-12;代收車船稅：360 元;滯納金：0 元;金額合計：360 元

常見錯誤：漏填 “稅款所屬期” 或 “保險單號”，導致企業(yè)無法憑發(fā)票作為車船稅完稅憑證。

特殊說明

納稅人憑保險機構(gòu)開具的備注欄注明車船稅信息的增值稅發(fā)票，可作為繳納車船稅的會計核算原始憑證，無需再單獨開具完稅憑證。

七、鐵路運輸服務：備注欄需注明 “受托代征” 及印花稅信息(如有)

政策依據(jù)

《國家稅務總局關(guān)于鐵路運輸和郵政業(yè)營業(yè)稅改征增值稅發(fā)票及稅控系統(tǒng)使用問題的公告》(國家稅務總局公告 2013 年第 76 號)規(guī)定：中國鐵路總公司及其所屬運輸企業(yè)(含分支機構(gòu))提供貨物運輸服務，可自 2014 年 1 月 1 日起使用增值稅專用發(fā)票和增值稅普通發(fā)票，所開具的鐵路貨票、運費雜費收據(jù)可作為發(fā)票清單使用。同時，若鐵路運輸企業(yè)受托代征印花稅，需在備注欄注明 **“受托代征印花稅 XX 元”**。

填寫示例

正確備注：受托代征印花稅：5 元;鐵路貨票號：T202509XXXX

特殊場景：火車票電子發(fā)票(2025 年 10 月 1 日起全面推行)雖屬于鐵路運輸服務范疇，但目前政策未要求額外備注，僅需確保發(fā)票信息與乘車記錄一致即可。

政策來源于：北京稅務公眾號

說明：因政策不斷變化，以上會計實操相關(guān)內(nèi)容僅供參考，如有異議請以官方更新內(nèi)容為準。