1、請客吃飯與采買：備用金 vs 事后報銷

從稅務(wù)檢查方面來看，兩種方式都是可以的，但規(guī)范性和證據(jù)鏈的完整性有所不同。

• 借備用金再報銷：

  • 優(yōu)點： 內(nèi)控流程更規(guī)范。尤其對于金額較大、或需要預(yù)先墊付大量資金的情況，可以避免員工占用個人資金。審批流程在事前，有利于預(yù)算控制。

  • 缺點： 流程稍顯繁瑣。如果最后沒有實際發(fā)生業(yè)務(wù)或金額有變，需要歸還備用金，涉及現(xiàn)金管理。

  • 稅務(wù)關(guān)注點： 稅務(wù)檢查時，會重點關(guān)注業(yè)務(wù)的真實性和合理性。無論是否借用備用金，都需要提供完整的證據(jù)鏈：審批單、發(fā)票、消費小票/清單、業(yè)務(wù)說明（如招待何人、為何事由）。只要證據(jù)鏈齊全，這種方式?jīng)]有問題。

• 事后直接報銷：

  • 優(yōu)點： 流程簡單快捷，適用于小額、臨時的消費。

  • 缺點： 對員工個人資金有占用。如果內(nèi)控不嚴(yán)，容易產(chǎn)生虛假報銷。

  • 稅務(wù)關(guān)注點： 同樣，核心在于證據(jù)鏈。很多企業(yè)規(guī)定，餐飲報銷必須附上刷卡單或POS單，以證明消費的真實性和發(fā)生時間。

結(jié)論與建議：

• 兩種都行，但企業(yè)應(yīng)建立明確的內(nèi)部制度。例如，規(guī)定超過一定金額（如1000元）必須走備用金借款流程，小額費用可以事后報銷。

• 從稅務(wù)檢查角度，關(guān)鍵不在于用哪種方式，而在于證據(jù)鏈?zhǔn)欠裢暾?、合?guī)。 無論哪種方式，都必須有經(jīng)過審批的申請（事前或事后）、合規(guī)的發(fā)票、以及支持業(yè)務(wù)真實性的其他憑證（如菜單、邀請函、會議通知等）。

2、報銷單 vs 支付審批單

您的理解基本正確，但可以更精確地劃分：

• 報銷單： 核心功能是 “核銷” 和 “入賬” 。當(dāng)員工墊付了公司款項后，憑票據(jù)向公司申請歸還墊付款或確認(rèn)費用，使用報銷單。它連接的是“費用”科目和“銀行存款/現(xiàn)金”科目。

• 支付審批單： 核心功能是 “支付指令” 。當(dāng)公司需要直接支付一筆款項給供應(yīng)商（而非員工）時，使用支付審批單。它連接的是“應(yīng)付賬款”科目和“銀行存款”科目。

回答您的問題： “不論何種情況都寫報銷單核銷可以嗎？”
不建議。 雖然實踐中小公司可能混用，但從規(guī)范角度：

• 錢已支付（公司直接付給供應(yīng)商）： 應(yīng)該走“付款申請流程”。憑證后附：發(fā)票、合同、入庫單等，以及付款審批單。會計分錄是：借：應(yīng)付賬款/費用，貸：銀行存款。

• 錢未支付（員工墊付）： 應(yīng)該走“報銷流程”。憑證后附：發(fā)票、相關(guān)證明文件，以及報銷單。會計分錄是：借：費用，貸：銀行存款/其他應(yīng)付款-XX員工。

混用會導(dǎo)致財務(wù)流程不清晰，不利于賬目查詢和審計。

3、不存貨的商貿(mào)公司：“空走”的出入庫單

可以，但需要完善。

在“廠家→你公司→第三方”的直發(fā)業(yè)務(wù)中，你公司是法律意義上的賣方和買方。為了體現(xiàn)“業(yè)務(wù)流”，出入庫單是必要的，即使沒有實物移動。

• “空走”單據(jù)的要點：

  1. 入庫單： 根據(jù)與廠家的采購合同和廠家發(fā)來的發(fā)貨單（或物流信息）制作。日期、品名、數(shù)量、金額應(yīng)與采購信息一致。

  2. 出庫單： 根據(jù)與第三方的銷售合同和你的發(fā)貨指令（通知廠家發(fā)給誰）制作。日期、品名、數(shù)量、金額應(yīng)與銷售信息一致。

• 如何證明業(yè)務(wù)流？
  僅靠出入庫單不夠，必須構(gòu)成一個完整的證據(jù)鏈：

  • 合同流： 與你公司簽訂的《采購合同》；與你公司簽訂的《銷售合同》。

  • 發(fā)票流： 廠家開給你公司的發(fā)票；你公司開給第三方的發(fā)票。

  • 資金流： 你公司付款給廠家的記錄；第三方付款給你公司的記錄。

  • 物流/業(yè)務(wù)流： 物流單據(jù)（顯示發(fā)貨方是廠家，收貨方是第三方，但托運人/通知人可為你公司）、你公司向廠家發(fā)出的發(fā)貨指令（郵件、聊天記錄等）、以及你制作的出入庫單。

結(jié)論： “空走”的出入庫單是證明你公司承擔(dān)了存貨風(fēng)險、擁有商品法定所有權(quán)的重要內(nèi)部憑證，是業(yè)務(wù)流中不可或缺的一環(huán)。

4、商貿(mào)公司不存貨，直發(fā)模式賺差價

可行。 這種模式在商業(yè)上非常普遍，稱為“直發(fā)業(yè)務(wù)”或“三方交易”。

稅務(wù)上的關(guān)鍵點：

1. 業(yè)務(wù)實質(zhì)： 你必須證明自己不是“中介”或“代理”，而是交易的主要責(zé)任人。這意味著你承擔(dān)了商品的信用風(fēng)險、存貨風(fēng)險（如毀損滅失在驗收前由你承擔(dān)）、以及定價權(quán)。

2. 四流合一： 如上題所述，必須保證合同、發(fā)票、資金、業(yè)務(wù)（物流）四流清晰一致。

3. 發(fā)票開具： 你必須按全額銷售額給下游開發(fā)票（例如，你100元進貨，150元賣出，就要按150元開銷售發(fā)票），并從上游獲得100元的進貨發(fā)票。你的利潤（50元）正常繳納增值稅和所得稅。

風(fēng)險提示：
稅務(wù)局可能會關(guān)注此類業(yè)務(wù)，以判斷是否存在虛開發(fā)票的可能。因此，保留完整的業(yè)務(wù)鏈條證據(jù)（兩份合同、兩份發(fā)票、資金流水、物流憑證、溝通記錄）至關(guān)重要。

5、房租暫未取得發(fā)票的賬務(wù)處理

您的做法基本正確，這是權(quán)責(zé)發(fā)生制下的標(biāo)準(zhǔn)處理方式。

• 每月賬務(wù)處理：

借：管理費用 - 房租

  貸：其他應(yīng)付款 - 房東

• • 摘要注明“計提XX年XX月房租”或“第X期房租”是很好的習(xí)慣。

• 收到發(fā)票后：
  不需要沖銷之前的會計分錄。只需將發(fā)票作為原始憑證，附在最后一期計提憑證或單獨制作一個憑證后面即可。摘要寫明“附XX期間房租發(fā)票”。

  • 例如：全年12個月房租已按月計提，12月底收到全年發(fā)票?？梢詫l(fā)票附在12月的計提憑證后，或者在次年1月做憑證：借：其他應(yīng)付款（負(fù)數(shù)），貸：管理費用（負(fù)數(shù)），再用發(fā)票做一筆正數(shù)分錄。但更簡單的做法是直接附在12月憑證后。

• 跨年發(fā)票的處理與最遲取得時間：

  • 企業(yè)所得稅匯算清繳截止日： 這是最關(guān)鍵的日期。根據(jù)規(guī)定，屬于上一年度的成本費用，其發(fā)票必須在次年企業(yè)所得稅匯算清繳結(jié)束前（即次年5月31日） 取得。

  • 后果： 如果到匯算清繳時仍未取得發(fā)票，這部分已計入費用的房租，在計算應(yīng)納稅所得額時需要做納稅調(diào)增，也就是先補繳稅款。

  • 補救措施： 如果在匯算清繳后（比如6月1日之后）才取得發(fā)票，情況比較復(fù)雜。需要向稅務(wù)局說明情況，并申請追溯調(diào)整，在費用所屬年度進行扣除，多繳的稅款可以申請退還或抵減以后年度稅款。這個過程比較麻煩。

更合適的做法：
在簽訂合同時就約定好發(fā)票開具時間，并積極催促房東。盡量在費用發(fā)生年度結(jié)束前或匯算清繳前取得發(fā)票，避免納稅調(diào)整的麻煩。

6、固定資產(chǎn)折舊憑證附件

購買固定資產(chǎn)時，憑證后主要附發(fā)票、合同、驗收單、付款單等。

開始計提折舊后，每月折舊憑證后面需要附什么？

最佳實踐是：附上自制的《固定資產(chǎn)折舊計算表》。

• 為什么？

  1. 清晰明了： 該表格可以清晰展示本月所有應(yīng)計提折舊的資產(chǎn)、原值、折舊方法、折舊年限、月折舊額、累計折舊、凈值等關(guān)鍵信息。

  2. 審計線索： 為內(nèi)外部審計提供直接的計算依據(jù)，方便復(fù)核。

  3. 責(zé)任明確： 制表人、審核人簽字后，明確了財務(wù)責(zé)任。

• 財務(wù)軟件的固定資產(chǎn)模塊：

  • 軟件里的數(shù)據(jù)是電子賬，它本身就是一種會計記錄。

  • 但是，在打印記賬憑證時，附上一張從系統(tǒng)中導(dǎo)出的、經(jīng)審核的《固定資產(chǎn)折舊計算表》 作為附件，是非常規(guī)范和推薦的做法。這實現(xiàn)了電子系統(tǒng)與紙質(zhì)憑證的完美結(jié)合。

需要單獨保存的資料：

• 固定資產(chǎn)卡片（或電子檔案）： 這是固定資產(chǎn)的“身份證”，應(yīng)包含資產(chǎn)的所有詳細(xì)信息（名稱、編號、型號、原值、預(yù)計使用年限、殘值率、折舊方法、使用部門、存放地點等）。

• 《固定資產(chǎn)折舊計算表》的電子版或紙質(zhì)版應(yīng)按月歸檔保存。