會計(jì)憑證的保管_2022年《初級會計(jì)實(shí)務(wù)》重要知識點(diǎn)學(xué)習(xí)打卡
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【本知識點(diǎn)所屬章節(jié)】《初級會計(jì)實(shí)務(wù)》第二章
會計(jì)憑證的保管，是指會計(jì)憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。會計(jì)憑證作為記賬的依據(jù)，是重要的會計(jì)檔案和經(jīng)濟(jì)資料。任何單位在完成經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)手續(xù)和記賬后，必須將會計(jì)憑證按規(guī)定的立卷歸檔制度形成會計(jì)檔案，妥善保管，防止丟失，不得任意銷毀，以便日后隨時查閱。
會計(jì)憑證的保管要求主要有：6條
(1)會計(jì)機(jī)構(gòu)在依據(jù)會計(jì)憑證記賬以后，應(yīng)定期(每天、每旬或每月)對各種會計(jì)憑證進(jìn)行分類整理，將各種記賬憑證按照編號順序，連同所附的原始憑證一起加具封面和封底，裝訂成冊，并在裝訂線上加貼封簽，防止抽換憑證。會計(jì)憑證封面應(yīng)注明單位名稱、憑證種類、憑證張數(shù)、起止號數(shù)、年度、月份、會計(jì)主管人員和裝訂人員等有關(guān)事項(xiàng)，會計(jì)主管人員和保管人員等應(yīng)在封面上簽章。
從外單位取得的原始憑證遺失時，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。
若確實(shí)無法取得證明的，如車票丟失，則應(yīng)由當(dāng)事人寫明詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。
(2)原始憑證較多時，可單獨(dú)裝訂。
(3)同時滿足以下條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計(jì)憑證等電子會計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會計(jì)檔案，無須打印電子會計(jì)資料紙質(zhì)件進(jìn)行歸檔保存：
①形成的電子會計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；
②使用的會計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計(jì)資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報表等會計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；
③使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計(jì)檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計(jì)檔案的檢索關(guān)系；
④采取有效措施，防止電子會計(jì)檔案被篡改；
⑤建立電子會計(jì)檔案備份制度；
⑥形成的電子會計(jì)資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計(jì)檔案。
單位僅以電子形式保存會計(jì)檔案的，原則上應(yīng)從一個完整會計(jì)年度的年初開始執(zhí)行，以保證其年度會計(jì)檔案保存形式的一致性。
(4)當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可由單位會計(jì)機(jī)構(gòu)臨時保管一年，期滿后再移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意，且最長不超過三年；單位未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)在會計(jì)機(jī)構(gòu)等機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。
出納人員不得兼管會計(jì)檔案。
【拓展一下】
出納人員不得兼任(兼管)稽核、會計(jì)檔案保管和收入、支出、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。
(5)單位保存的會計(jì)檔案一般不得對外借出；其他單位如有特殊原因，確實(shí)需要使用單位會計(jì)檔案時，經(jīng)本單位會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制。向外單位提供的會計(jì)檔案復(fù)制件，應(yīng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名或者蓋章。
(6)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守會計(jì)檔案的保管期限要求，保管期滿前不得任意銷毀。
注：以上學(xué)習(xí)內(nèi)容選自肖磊榮老師2022年《初級會計(jì)實(shí)務(wù)》新教材基礎(chǔ)班授課講義
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