為了防止會計數(shù)據(jù)的丟失和損壞，會計數(shù)據(jù)的備份就成了一項非常重要的，必須經(jīng)常進行的例行性基礎(chǔ)工作。

    會計數(shù)據(jù)的備份一般可分為日備份和月備份。

    日備份屬于安全性備份。

    在實踐中日備份常用的一種備份方法是所謂“祖父——父親——兒子”方法。這種方法同時保存三個更新的文件，其中“兒子”文件是最新狀態(tài)的，它是由當前業(yè)務(wù)文件更新“父親”文件產(chǎn)生的；同樣，“父親”文件是當前業(yè)務(wù)文件更新“祖父”文件而生成的。這樣，如果“兒子”文件被毀或發(fā)現(xiàn)有錯誤，可以采用前推法恢復(fù)當前文件，即根據(jù)“父親”文件和“父親”與“兒子”文件間隔期間的業(yè)務(wù)文件來重建“兒子”文件�？梢钥闯觯�這種方式下，備份文件的保存期間是備份周期的三倍。如果每天備份一次，那么一套備份文件只能保存三天。

    月備份的會計數(shù)據(jù)作為會計檔案資料保存。

    確保會計數(shù)據(jù)備份成功有幾個因素。

    （1）必須使備份成為例行性的工作。許多計算機會計系統(tǒng)的管理員往往認為進行日備份沒有必要，這種觀點是非常錯誤的。這是目為計算機會計系統(tǒng)的數(shù)據(jù)很容易被有意或無意地破壞，如果沒有備份，會導(dǎo)致巨大損失

    （2）需要把備份的會計數(shù)據(jù)扣管在安全可靠的地方。備份會計數(shù)據(jù)的磁盤、磁帶也會面臨失火、被盜等風險，因此，尋找一個安全的地方來保存?zhèn)浞莸拇疟P、磁帶等是必要的。

    （3）要不斷地為備份做好記錄。在開始備份前，準備一個可登記；個循環(huán)的記錄作為備份日志，記錄備份執(zhí)行的日期、備份設(shè)備名、備份磁盤或磁帶的位置，并在日志中簽上備份人員的姓名。