一、實現(xiàn)ERP系統(tǒng)與全面預(yù)算管理融合的必要性

    目前，我國大多數(shù)企業(yè)己經(jīng)認(rèn)識到實施全面預(yù)算管理的重要性，并積極推行，雖取得了一定的成效，但是在實施過程中仍然存在一些問題，其中最主要的原因是企業(yè)缺乏必要的硬件、軟件，采用的傳統(tǒng)預(yù)算編制方式不能適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。

    傳統(tǒng)的預(yù)算編制方式通常包括采用手工、電子表格軟件以及專門的財務(wù)軟件編制。它們在不同程度上制約著企業(yè)全面預(yù)算的編制、執(zhí)行、監(jiān)督。下面分別對它們的優(yōu)缺點進(jìn)行比較：

    1.手工方式編制預(yù)算

    全面預(yù)算的編制不僅包括財務(wù)指標(biāo)，而且包括非財務(wù)指標(biāo)，涉及到為實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)服務(wù)的各個相關(guān)聯(lián)的部門，加之預(yù)算指標(biāo)之間的勾稽關(guān)系復(fù)雜，這就導(dǎo)致了預(yù)算的編制周期較長，必然耗費大量的人力、物力和時間，甚至使預(yù)算編制被簡化為在歷史數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上按固定比例的增減，這樣編制的預(yù)算必然脫離企業(yè)的實際經(jīng)營情況，有可能誤導(dǎo)企業(yè)的經(jīng)營行為。

    退一步說，即使編制的預(yù)算接近企業(yè)的具體情況，對預(yù)算的執(zhí)行和實時控制也是一個大問題，更別說對預(yù)算差異及時分析，并采取糾錯措施。當(dāng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時，無法獲得實時動態(tài)的數(shù)據(jù)，無法按照各級別制定的具體預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行實時控制，無法進(jìn)行預(yù)算差異的及時分析，無法采取相應(yīng)的調(diào)整措施。并且，手工編制預(yù)算，更容易出現(xiàn)低級錯誤。

    因此，在手工模式下，預(yù)算對于大多數(shù)企業(yè)來說只是“擺設(shè)”，為了編制預(yù)算而編制預(yù)算，失去了預(yù)算控制的真正作用。

    2.采用電子表格軟件

    在電子表格軟件中，根據(jù)各種具體預(yù)算之間的勾稽關(guān)系，通過建立單元格與單元格、報表與報表之間的超級鏈接，然后輸入必要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，含有鏈接關(guān)系的數(shù)據(jù)會自動生成。如果需要修改預(yù)算系統(tǒng)中的某一個或幾個數(shù)字，只要修改與其相關(guān)聯(lián)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，電子表格會把與該數(shù)字有關(guān)的數(shù)據(jù)全部更新，這樣可以避免大量的手工煩瑣的計算，比手工編制預(yù)算邁進(jìn)了一大步。但是，電子表格軟件存在著信息不能共享，無法進(jìn)行預(yù)算的跟蹤，安全性不高、協(xié)調(diào)性不強(qiáng)等缺點，離全面預(yù)算管理的要求還有一定距離。

    3.專門的全面預(yù)算管理軟件

    現(xiàn)階段，許多企業(yè)開發(fā)了編制全面預(yù)算的專門財務(wù)軟件。它能以較低的成本重復(fù)使用，并且能迅速地分析和評價預(yù)計銷售額、成本函數(shù)等各種因素變化對預(yù)算引起的連鎖變化影響，具有較強(qiáng)的預(yù)算分析及靈活計劃能力。

    有的企業(yè)還實現(xiàn)了全面預(yù)算管理系統(tǒng)與財務(wù)核算系統(tǒng)的對接，使全面預(yù)算數(shù)據(jù)與財務(wù)核算數(shù)據(jù)能夠共享，全面預(yù)算管理系統(tǒng)能夠自動從財務(wù)核算系統(tǒng)提取所需數(shù)據(jù)，并自動進(jìn)行預(yù)算差異分析，在憑證制單時進(jìn)行預(yù)算控制，當(dāng)某些科目發(fā)生額超出財務(wù)核算系統(tǒng)設(shè)定額時，系統(tǒng)會自動提示。

    可見，這種編制預(yù)算的方式，自動化程度明顯提高，不同級別的預(yù)算單位能夠協(xié)同完成預(yù)算工作，勞動量明顯減輕，提高了全面預(yù)算管理的應(yīng)用效果。但是，由于專門的全面預(yù)算管理軟件脫離了業(yè)務(wù)預(yù)算過程，新形成的信息仍然是孤立的，無法實現(xiàn)共享，全面預(yù)算管理合理配置資源的內(nèi)涵不能得到充分體現(xiàn)；再有，它以會計為基礎(chǔ)，本質(zhì)上仍不能做到“事前、事中控制”，還只是“事后控制”，全面預(yù)算管理的核心控制地位也不能得到充分體現(xiàn)。

    二、實現(xiàn)ERP系統(tǒng)與企業(yè)全面預(yù)算管理的完美融合

    近年來，IT技術(shù)及ERP系統(tǒng)在我國現(xiàn)代企業(yè)的廣泛應(yīng)用，為完善、發(fā)展和應(yīng)用全面預(yù)算管理創(chuàng)造了條件。

    ERP是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要手段之一，它能集成全企業(yè)的信息，將企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)擴(kuò)充到企業(yè)外部，從而實現(xiàn)企業(yè)全過程控制的管理。全面預(yù)算管理會涉及到企業(yè)各方面的數(shù)據(jù)和流程指標(biāo)。而ERP系統(tǒng)能夠整合數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)流程，可以滿足全面預(yù)算管理的要求，能夠充分體現(xiàn)全面預(yù)算管理的基本內(nèi)涵，可以作為全面預(yù)算管理的載體，二者能夠?qū)崿F(xiàn)完美地融合。

    ERP系統(tǒng)作為一種企業(yè)管理的手段，必須與企業(yè)管理的相關(guān)方面相融合，全面預(yù)算管理為ERP系統(tǒng)增加了新的內(nèi)容，ERP系統(tǒng)則推動全面預(yù)算管理的成功實施，兩者相輔相成，互相促進(jìn)。

    在ERP系統(tǒng)下，財務(wù)人員能夠動態(tài)地收集財務(wù)信息，能夠獲取實時動態(tài)的實際數(shù)據(jù)，并實時與全面預(yù)算管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行比較分析，實現(xiàn)了預(yù)算控制的事前、事中控制，改變了以前的事后控制。

    例如，當(dāng)一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時，ERP系統(tǒng)能夠直接把發(fā)生交易的數(shù)據(jù)傳遞到相關(guān)系統(tǒng)，并實時驅(qū)動相應(yīng)的子系統(tǒng)獲取信息，同時驅(qū)動操作數(shù)據(jù)子系統(tǒng)的控制器接收數(shù)據(jù)；預(yù)算控制器將計劃數(shù)與實際數(shù)進(jìn)行比較，進(jìn)而實現(xiàn)實時的預(yù)算控制。

    因此，在ERP快速、高效的信息系統(tǒng)環(huán)境下實施全面預(yù)算管理，實現(xiàn)了預(yù)算信息及時傳遞與共享以及對預(yù)算進(jìn)行即時監(jiān)控與修正，避免了一些錯誤的發(fā)生，從而實現(xiàn)全面預(yù)算管理的目的。所有這些對提高企業(yè)管理水平、降低生產(chǎn)成本、促進(jìn)先進(jìn)管理思想在企業(yè)中的充分運(yùn)用和進(jìn)一步發(fā)展都具有重要的現(xiàn)實意義。